Møllegaard El ApS

Hvem er Møllegaard El?

Møllegaard El er en el-installatørvirksomhed i Silkeborg. Startet i 1986 af Pias far. Pia overtog firmaet i 2014 og ejer og driver det i dag.

Kerneidé / positionering

Vi kommer, når vi siger, vi kommer. Det er den egentlige forretningsidé og det, konkurrenterne ikke leverer.

Juridisk form og ejerskab

• Firmaet er et ApS.
• Pia ejer 100 % gennem sit holdingselskab.
• Claus (Pias mand) er ansat, ikke medejer. Det var en bevidst beslutning ved overtagelsen, så firmaet er Pias, hvis de skulle blive skilt. Det er talt åbent igennem.
• Revisor: Birkedal Revision, Silkeborg.
• Bank: lokal sparekasse i Silkeborg.

Medarbejdere (9)

• Pia – ejer og daglig leder
• Claus – overmontør (Pias mand)
• 5 elektrikere
• 1 lærling
• Hanne – kontor, deltid

Kundesegmenter og omsætning (ca. 11 mio. kr./år)

• Private (ca. 50 %): renoveringer, nye tavler, ladestandere, varmepumpe-tilslutninger.
• Boligforeninger (ca. en tredjedel): fast aftale med to boligforeninger i Silkeborg.
• Landbrug (resten): servicering af stalde og korntørringsanlæg; en håndfuld kunder.

Hvad vi siger nej til

Store entrepriser og nybyggerier: marginen er for lille, og vi taber til de store.

Vi leverer fire ydelsesområder:

1. Almindeligt el-arbejde for private

• Typisk 2.000–60.000 kr. pr. opgave.
• Renoveringer, varmepumpe-tilslutninger m.m.

2. Tavleskift og ladestandere (vækstområde)

• Ladestander: 14.000–22.000 kr. for kunden, alt inklusive.
• Ca. 60–70 ladestandere om året.

3. Serviceaftaler med boligforeninger

• Fast pris pr. lejemål pr. år, plus timepris for ekstraarbejde.
• Stabil omsætning: ca. 3,5 mio. kr./år.
• To boligforeninger i Silkeborg.

4. Landbrug

• Årlig termografering af tavler hver januar (forsikringen kræver det).
• Akut reparation ellers. En stald uden strøm er en krise.

Det sælger vi ikke

Store entrepriser og nybyggerier (for lille margin, vi taber til de store).

Sådan prissætter vi tilbud til private

Grundregel: Vi giver aldrig tilbud over telefonen. Claus (overmontør) kører altid ud og besigtiger først.

Trin:

1. Claus besigtiger (fx tæller grupper, tjekker jordforbindelse) og skønner antal timer.

2. Hanne regner tilbuddet i vores tilbudssystem.

3. Tilbuddet sendes samme dag som besigtigelsen (fast regel). Det gælder 30 dage.

Beregning:

• Materialer: kostpris fra grossist + 25 %.
• Timer: 595 kr./time for montør, 395 kr./time for lærling.
• Tillæg: hvis huset er opført før 1980 → læg 10 % oven på, fordi der altid dukker noget uventet op.
• Priser oplyses inkl. moms til private.

Eksempel (seneste): Tavleudskiftning i parcelhus fra 1972 i Virklund. Ingen jordforbindelse, så den skulle etableres. Claus skønnede 14 timer. Tilbud: 21.800 kr. inkl. moms.

Positionering på pris: Vi ligger typisk 5–10 % over de billigste. Vi taber ca. hvert fjerde tilbud på pris, og det er acceptabelt.

Ikke dokumenteret endnu

• Pris på termografering og landbrugsservice (not yet documented)
• Om 10 %-tillægget lægges på hele tilbuddet eller kun dele (not yet documented)
• Priser på boligforeningsaftalerne pr. lejemål/timepris (not yet documented)

Overordnet

Vi laver ingen annoncer. Nye kunder kommer fra:

• Mund til mund
• Google-anmeldelser: 4,8 i snit med 140 anmeldelser.
• Synlighed: vores biler holder i folks indkørsler.

Anmeldelser

Hanne beder hver kunde om en Google-anmeldelse, når fakturaen sendes.

Privatkunder: fra henvendelse til tilbud

1. Kunden henvender sig.

2. Claus besigtiger (aldrig tilbud over telefonen).

3. Hanne udarbejder tilbud; sendes samme dag; gyldigt 30 dage.

Se prisberegning under Produkter & ydelser. Vi taber ca. hvert fjerde tilbud på pris og accepterer det.

Boligforeninger

• Vundet ved at byde på udbud. Det er den eneste form for salg, Pia selv laver.
• Pia bruger én dag om måneden på at holde kontakt med boligforeningernes driftschefer.

Landbrug

(not yet documented: hvordan kunderne er kommet til)

Ikke dokumenteret endnu

• Hvem der følger op på tilbud, der ikke besvares (not yet documented)
• Hvordan landbrugskunder er vundet (not yet documented)

Support i hverdagen

• Hanne tager telefonen og kan selv besvare ca. 80 % af henvendelserne.
• Resten går videre til Claus.

Klager og fejl på vores eget arbejde

Regel: Ved fejl på noget, vi selv har lavet, inden for ét år → en montør kommer samme dag.

• Egen fejl eller tvivl → vi fikser det først og diskuterer bagefter (ansvar, leverandør, betaling).
• Kunden betaler ikke for udbedring i disse tilfælde.

Seneste eksempel: Privatkunde i Sejs. Ladestanderen holdt op med at lade to uger efter installation, og kunden ringede vred, fordi hun ikke kunne komme på arbejde. Hanne lovede en montør samme dag. Fejlen lå i ladestanderen, ikke i installationen, men vi skiftede den alligevel og tog diskussionen med leverandøren bagefter. Kunden betalte intet og gav fem stjerner.

Eftersyn af ladestandere

• Vi laver ikke serviceaftaler med private.
• Vi ringer til alle ladestander-kunder efter ét år og tilbyder et eftersyn til 795 kr.
• Ca. hver tredje takker ja.

Ikke dokumenteret endnu

• Onboarding af nye kunder (boligforeninger, landbrug) (not yet documented)
• Refusionsregler ud over garantisager (not yet documented)

Hvem gør hvad

• Hanne (kontor, deltid): fakturerer og fører bogholderi i e-conomic.
• Birkedal Revision (Silkeborg): laver årsregnskab og moms-kontrol.
• Pia: kigger på likviditeten hver fredag.
• Moms afregnes kvartalsvis.
• Bank: lokal sparekasse i Silkeborg.

Fakturering

• Hanne fakturerer hver torsdag, ud fra opgaver afsluttet i appen (timer og materialer).
• Hanne beder kunden om en Google-anmeldelse, når fakturaen sendes.
• Betalingsfrister:
• Private: 8 dage.
• Boligforeninger og landbrug: 30 dage.

Hvis en opgave ikke er afsluttet i appen

• Hanne opdager åbne opgaver torsdag, når hun fakturerer.
• Hanne sender først sms til montøren.
• Er opgaven ikke lukket inden fredag kl. 12 → Hanne siger det til Claus, som tager det op med montøren mandag morgen.
• Konsekvens: fakturaen forsinkes en uge. Hvis materialer ikke er skrevet på, betaler firmaet dem selv. Det er sket for ca. 20.000 kr. om året.
• Der er ingen formelle sanktioner. Claus siger det i plenum, og det virker.
• Seneste eksempel: Mikkel, oktober, tre opgaver fra tirsdag uafsluttet torsdag.

Når en kunde ikke betaler

• Efter 10 dage: rykker.
• Efter 20 dage: Hanne ringer til kunden.
• Efter 40 dage: sendes til inkasso.
• Sker ca. 3-4 gange om året.

Likviditet og nøgletal

• Der skal altid være 600.000 kr. på kontoen, fordi lønnen er ca. 450.000 kr. om måneden.
• Materialer ca. 35 % af omsætningen.
• Løn ca. 45 % af omsætningen.
• Overskud før skat: 8-10 %.
• Omsætning ca. 11 mio. kr.

Udbytte og investeringer

• Der betales ikke udbytte. Pengene bliver i firmaet.
• Der købes/skiftes én bil om året.

Ikke dokumenteret endnu

• Fakturering af boligforeningernes fast pris (hyppighed) (not yet documented)
• Budgetter (not yet documented)
• Hvilket inkassofirma der bruges (not yet documented)

Ansættelse

• Vi ansætter kun folk, vi kender, eller som en af montørerne anbefaler.
• Vi har aldrig slået en stilling op.

Løn og vilkår

• Løn efter overenskomst plus 10 %, fordi vi forventer, at folk tager vagten og kommer til tiden.
• Vagtordning: 2.500 kr. ekstra pr. vagtuge plus timer (se Drift).
• Der gives fri til børnenes ting uden at spørge.

Opfølgning og roller

• MUS-samtale én gang om året i januar. Pia holder dem.
• Claus har ansvaret for lærlingen.

Fyringer og fravær

• Én fyring på ti år: mødte fuld op en mandag.
• Sygefravær er lavt.

Ikke dokumenteret endnu

• Onboarding af ny medarbejder første uge (not yet documented)
• Ferieregler (not yet documented)

Ugeplanlægning og almindelig mandag

• Claus (overmontør) laver ugeplanen fredag eftermiddag, på tavlen i værkstedet og i vores app.
• Hver montør har sin egen bil og sine opgaver for ugen.
• Mandag kl. 7: alle mødes i værkstedet i ca. et kvarter, derefter kører de ud.
• Hanne tager telefonen fra kl. 7.30.

Akutte landbrugssager (fx stald uden strøm)

1. Kunden ringer. Hanne ringer til Claus.

2. Claus vurderer, om det er akut.

• Hvis det handler om liv og dyr (ventilation, vand, malkning) → den nærmeste montør tager af sted med det samme.
• Hvis det ikke er akut → sagen kommer på dagsplanen i morgen.

3. Den kunde, montøren kørte fra, får et opkald fra Hanne med en ny tid. Kunderne accepterer det altid, fordi vi forklarer hvorfor.

Vagtordning (aften og weekend)

• Der er en vagttelefon aften og weekend.
• Montørerne skiftes til at have den, en uge ad gangen.
• Betaling: 2.500 kr. ekstra pr. vagtuge plus timer for udkald.
• Typisk 2-3 udkald i en vagtuge.

Materialer og lager

• Vi har ikke noget lager, kun det nødvendigste.
• Montørerne henter materialer hos grossisten på vej til opgaven, eller har det med i bilen.

Afslutning af opgaver (vigtig regel)

• Hver opgave skal afsluttes i appen med timer og materialer samme dag.
• Hvis det ikke sker, kan Hanne ikke fakturere. Det er den regel, der skabes mest irritation over internt.

Ikke dokumenteret endnu

• Hvad der sker, hvis en montør er syg eller mangler (not yet documented)
• Lærlingens opgaver og sammenkøring med en svend (not yet documented)
• Hvor det oftest går galt ud over fakturaregel (not yet documented)

Oversigt over systemer og adgang

| System | Bruges til | Hvem har adgang |

|---|---|---|

| Montørplan (opgave-app) | Ugeplan, opgaver, afslutning med timer og materialer | Alle montører på telefon; Claus og Hanne har adminadgang |

| e-conomic | Bogføring og fakturering | Hanne, Pia og revisor (Birkedal Revision) |

| Grossistens webshop | Indkøb af materialer | Hver montør har eget login på firmaets konto, så vi kan se, hvem der har købt hvad |

| Hjemmeside (standardløsning) | Firmaets website | Et lille bureau i Silkeborg passer den og har adgangen |

| Google-virksomhedsprofil | Anmeldelser og synlighed | Hanne styrer den |

| Danløn | Løn | Kun Pia |

| GPS-trackere i bilerne | Sporing af biler | Claus kan se dem; montørerne ved det |

Tilbudssystemet, som Hanne regner tilbud i, er ikke navngivet (not yet documented: om det er en del af e-conomic eller et andet system).

Når en montør stopper

Der findes en tjekliste i en mappe på kontoret: "Når nogen stopper". Hovedpunkter:

• Hanne lukker adgang til Montørplan og grossist-login samme dag.
• Bilen afleveres med nøgler og værktøjsliste. Claus tjekker værktøjet mod listen.
• Firmatelefonen afleveres.

Ikke dokumenteret endnu

• Integrationer mellem systemerne (not yet documented)
• Backup og adgangskodehåndtering (not yet documented)
• Adgang for nye medarbejdere ved start (not yet documented)

Autorisation (største sårbarhed)

• Firmaet er autoriseret el-installatør. Autorisationen hænger på Claus som fagligt ansvarlig.
• Hvis Claus bliver syg eller falder fra: firmaet har tre måneder til at finde en ny fagligt ansvarlig.
• Plan: Mikkel (ældste montør) tager autorisationskurset og er færdig sommer 2027, så er der to.
• Indtil da: aftale med Birkedal Revision og brancheforeningen om at leje en fagligt ansvarlig i op til 3 måneder, ca. 25.000 kr./måned.
• Hvis Pia eller Claus falder væk: Hanne ringer til revisor og brancheforening samme dag; Mikkel er daglig leder indtil videre (se Beslutninger & drejebøger).

Kvalitetsstyring

• KLS-kvalitetsstyring, auditeres hvert andet år. Næste audit: forår 2027.

Certifikater

• Alle montører har certifikat til at arbejde på ladestandere, fornyes hvert 3. år. Hanne holder styr på datoerne.

Overenskomst

• Dansk El-Forbund (løn: overenskomst plus 10 %, se HR).

Forsikring

• Erhvervsansvar og arbejdsskade. Pia ønsker ikke at nævne selskabet i manualen.
• Landbrugskunders forsikring kræver årlig termografering af tavler (januar).

GDPR

• Kundedata ligger i e-conomic og Montørplan.
• Data slettes efter fem år.
• (not yet documented: hvem der udfører sletning og hvordan)

Ikke dokumenteret endnu

• Kontraktvilkår med boligforeninger og landbrug (not yet documented)
• Databehandleraftaler (not yet documented)

Hvem beslutter hvad (eskalering til Pia)

• Udgift/investering over 100.000 kr. (fx ny bil) → Pia beslutter, efter at have talt med Claus og revisoren (Birkedal Revision).
• Tilbud over 150.000 kr. → Pia skal se det, før det sendes.
• Kunde har ikke betalt og beløbet er over 50.000 kr. → Pia ringer selv til kunden, før sagen går til inkasso.
• Akut landbrugssag: Claus afgør (se nedenfor).

Prisændringer

• Timeprisen hæves én gang om året i januar.
• Boligforeningerne varsles i november.

Akut landbrugssag: skal vi afbryde det, vi er i gang med?

• Hanne ringer til Claus, og Claus afgør det.
• Liv og dyr (ventilation, vand, malkning) → nærmeste montør kører med det samme. Hanne ringer til den kunde, montøren forlod, med ny tid og en forklaring.
• Ikke akut → sagen kommer på i morgen.

Tilbud til private

• Aldrig tilbud over telefonen → Claus besigtiger først.
• Tilbud sendes samme dag. Gyldigt 30 dage.
• Hus ældre end 1980 → læg 10 % oven på.
• Tilbud over 150.000 kr. → Pia godkender først.

(Se detaljer under Produkter & ydelser.)

Opgave ikke afsluttet i appen

• Timer og materialer skal registreres samme dag, ellers kan Hanne ikke fakturere.
• Ikke lukket torsdag → Hanne sms'er montøren → ikke lukket inden fredag kl. 12 → Hanne siger det til Claus → Claus tager det op med montøren mandag morgen i plenum. Ingen formelle sanktioner.

Kunde betaler ikke til tiden

• 10 dage → rykker.
• 20 dage → Hanne ringer.
• Over 50.000 kr. → Pia ringer selv, før inkasso.
• 40 dage → inkasso (sker 3-4 gange om året).

Likviditet

• Kontoen skal altid holde mindst 600.000 kr. Pia tjekker hver fredag.

Fejl på noget vi selv har lavet (inden for 1 år)

• Fejl eller tvivl om ansvar → en montør kommer samme dag. Vi fikser først og diskuterer bagefter (også med leverandør). Kunden betaler ikke.

Ansættelse

• Ansæt kun folk, vi kender, eller som en montør anbefaler. Ingen opslåede stillinger.

En montør stopper

• Hanne lukker Montørplan og grossist-login samme dag → bil afleveres med nøgler og værktøjsliste (Claus tjekker) → firmatelefon afleveres. Brug tjeklisten "Når nogen stopper" (mappe på kontoret).

Certifikat til ladestandere

• Fornyes hvert 3. år. Hanne holder styr på datoer.

Claus bliver ude af stand til at arbejde (autorisation)

• Autorisationen hænger på Claus. Firmaet har tre måneder til at finde ny fagligt ansvarlig.
• Aftale med Birkedal Revision og brancheforeningen: vi kan leje en fagligt ansvarlig i op til 3 måneder for ca. 25.000 kr. om måneden.
• Mikkel (ældste montør) tager autorisationskurset og er færdig sommer 2027, så er der to autoriserede.

Hvis Pia eller Claus falder væk (aftalt, men aldrig skrevet ned før)

1. Hanne ringer til revisoren (Birkedal Revision) og brancheforeningen samme dag.

2. Firmaet kører videre med Mikkel som daglig leder, indtil der er fundet en løsning (aftalt med Mikkel).

3. Hvis det er Claus, der falder væk → leje fagligt ansvarlig, se ovenfor.

Ikke dokumenteret endnu

• Rabatter og prisundtagelser (not yet documented)