Nyt bookingsystem i Fysiohuset Vendsyssel

Hvad er projektet?

Fysiohuset Vendsyssel udskifter sit gamle bookingsystem Klinikbook med et nyt, cloudbaseret system, Fysiq.

Organisationen

• Fysiohuset Vendsyssel: tre fysioterapiklinikker i Aalborg, Hjørring og Frederikshavn
• 14 behandlere og 4 sekretærer

Baggrund – hvorfor nu?

• Klinikbook kører på en server i Aalborg.
• Leverandøren stopper supporten 31. marts 2027 (hård deadline).
• Klinikbook kan ikke integrere med journalsystemet, så sekretærerne taster alt to gange.

Mål

1. Patienter kan booke selv online.

2. Ingen dobbeltindtastning mellem booking og journal.

3. Ledige tider på tværs af de tre klinikker kan ses.

Projektleder

Mette – til daglig klinikleder i Hjørring; har fået projektet oven i sit almindelige job.

Succeskriterier

Projektet er i mål, når følgende er sandt:

1. Klinikbook er slukket senest 1. marts 2027 (en måned før supportstop 31. marts 2027, som buffer).

2. Mindst 40 % af alle bookinger sker online inden sommerferien 2027. Udgangspunkt i dag: 0 %.

3. Sekretærerne taster ikke længere bookinger manuelt ind i journalsystemet. Det sker automatisk via integrationen mellem Fysiq og journalsystemet.

4. Blødt mål: behandlerne skal ikke hade det nye system.

Vigtig læring fra tidligere skift (2019)

Ved sidste systemskifte i 2019 blev ca. halvdelen af behandlerne ved med at bruge papirkalender i et halvt år. Det må ikke gentage sig. → Behandlernes adoption skal aktivt styres, ikke antages.

Med i projektet

• Fysiq sat op til alle tre klinikker (Aalborg, Hjørring, Frederikshavn)
• Online booking på Fysiohuset Vendsyssels hjemmeside
• Integration til journalsystemet KlinikJournal
• Migrering af alle fremtidige bookinger, dvs. alt fra go-live-datoen og frem
• Oplæring af sekretærer og behandlere
• SMS-påmindelse til patienterne

Bevidst IKKE med

• Gamle, afsluttede bookinger migreres ikke. De gemmes som en PDF-eksport til arkivet.
• Journalsystemet skiftes ikke (KlinikJournal fortsætter). Spørgsmålet har været stillet, og svaret er nej.
• Online betaling er ikke med i første omgang. Det kan komme i en mulig fase 2.
• Telefonsystemet røres ikke, selvom sekretærerne gerne vil have det med.

→ Hvis nogen foreslår noget fra listen "ikke med": svaret er som udgangspunkt nej. Det kræver en bevidst scope-beslutning, og den bør noteres i beslutningsloggen.

Leverancer og hvem der godkender dem

| # | Leverance | Godkendes af |

|---|---|---|

| 1 | Opsat system (Fysiq i alle tre klinikker) | Lone, ved at teste en hel uges bookinger |

| 2 | Hjemmesidebooking | (ikke dokumenteret) |

| 3 | Integration Fysiq ↔ KlinikJournal | Lone, ved at teste en hel uges bookinger |

| 4 | Oplæring af sekretærer og behandlere | Mette |

| 5 | SMS-påmindelser | Mette |

| 6 | Arkiv-eksport (PDF) af gamle bookinger | Preben |

| 7 | Driftsaftale med Fysiq | Henrik underskriver |

Styringsmodel

• Der er ingen formel styregruppe.
• De store beslutninger tages på det månedlige klinikledermøde med Mette (projektleder, klinikleder Hjørring), Henrik (projektejer) og Susanne (klinikleder Frederikshavn).

Beslutningsret

• Penge over 25.000 kr → Henrik beslutter.
• Alt andet → Mette beslutter selv, men orienterer på klinikledermødet.
• Henrik kan stoppe projektet. Han har godkendt budgettet.
• Scope-ændringer er en bevidst beslutning, tages på klinikledermødet og logges. (Forum afledt, ikke bekræftet af Mette.)

Nøglepersoner

• Henrik – projektejer, ejer af Fysiohuset Vendsyssel, behandler i Aalborg. Blander sig ikke i detaljer, så længe han holdes orienteret.
• Mette – projektleder og klinikleder i Hjørring.
• Susanne – klinikleder i Frederikshavn. Skeptisk: synes Klinikbook fungerer fint. → Skal vindes.
• Lone – sekretærernes uformelle talsperson, 15 år i firmaet. → Hvis Lone er imod, går det galt. Godkender opsætning og integration.
• Jonas – Fysiqs implementeringskonsulent.
• Preben – ekstern it-mand, en dag om ugen. Server, dataeksport og godkendelse af arkiv-eksport.
• Superbrugere: Niels (Hjørring), Nadia (Aalborg), Ole (Frederikshavn, lidt tøvende, peget på af Susanne).
• Behandlerne (14) og sekretærerne (4) – slutbrugere; adoption styres aktivt (jf. 2019).

Godkendelse af leverancer

Se Scope & leverancer.

Overordnet tidslinje

• Oktober 2026: Kontrakt med Fysiq underskrevet (gennemført).
• November 2026 – Opsætning: Fysiq sættes op med stamdata, behandlere, ydelser og åbningstider. Udføres af Jonas (Fysiq) sammen med Mette.
• December 2026 – Integration til KlinikJournal: Fysiq siger, at den er standard, men den skal testes med Fysiohuset Vendsyssels egen opsætning. Skal være klar senest 15. december 2026, ellers skubbes alt. Der er 2 ugers juleferie i perioden.
• Januar 2027 – Oplæring:
• Uge 2: sekretærerne
• Uge 3 og 4: behandlerne, en klinik ad gangen
• Superbrugerne oplæres en uge før de andre i deres klinik.
• Mandag 1. februar 2027 – Go-live Hjørring (først, fordi det er Mettes egen klinik og den mindste).
• Fredag 12. februar 2027 – Go/no-go-møde: Mette melder beslutningen til Henrik og Susanne (kort møde).
• 15. februar 2027 – Go-live Aalborg og Frederikshavn, hvis Hjørring er gået godt.
• Februar 2027: Klinikbook kører parallelt i læsetilstand.
• 1. marts 2027 – Klinikbook slukkes af Preben. Online booking for patienter åbner samme dag.
• Sommerferie 2027: Mål om mindst 40 % online bookinger.
• 31. marts 2027: Klinikbooks support stopper (hård deadline).

Kritisk vej og afhængigheder

• Integrationen til KlinikJournal klar 15. december er den kritiske dato.
• Go-live i Aalborg og Frederikshavn afhænger af, at Hjørring går godt.
• Online booking åbner først når alle tre klinikker er live (patienter skal ikke booke ind i et system, sekretærerne endnu ikke kan bruge).
• Klinikbook-slukning forudsætter, at Preben har lavet dataeksport/PDF-arkiv.

Go/no-go-kriterier for Hjørring ("gået godt")

Alle skal være opfyldt efter to uger i drift:

1. Ingen tabte bookinger og ingen dobbeltbookinger.

2. Integrationen har overført alle bookinger korrekt til KlinikJournal. Lone kontrollerer ved manuelt at sammenligne en hel uge.

3. Sekretærerne i Hjørring siger selv, at de kan undvære Klinikbook.

Hvem afgør: Mette sammen med Lone. Meldes til Henrik og Susanne fredag 12. februar 2027.

Beslutningsregler

• Kriterier opfyldt → Aalborg og Frederikshavn går live 15. februar.
• Kriterier ikke opfyldt → Aalborg og Frederikshavn skubbes to uger til 1. marts, og Klinikbook slukkes først 15. marts. Længere kan der ikke skubbes (support stopper 31. marts).
• Integration ikke klar 15. dec → go-live 1. februar alligevel med manuel overførsel til KlinikJournal (se risici).
• Integration forsinket ud over 1. marts → dobbeltindtastning fortsætter til 1. april. Derefter tager Henrik stilling til, om Fysiohuset Vendsyssel skal betale Fysiq for en specialtilpasning (estimeret 35.000 kr).
• Om online booking åbner senere ved skub er (ikke bekræftet).

De tre største risici og afværgeplaner

Risiko 1: Integration til KlinikJournal er ikke klar 15. december 2026

• Baggrund: Fysiq siger, at integrationen er standard. journalleverandøren har tidligere været langsomme til at svare (da Fysiohuset Vendsyssel skiftede regnskab).
• Afværgeplan (hvis ikke klar 15. dec): Gå live 1. februar alligevel med manuel overførsel til KlinikJournal (dobbeltindtastning). Sekretærerne kan leve med det i en måned, men ikke længere.
• Hvis forsinket ud over 1. marts: dobbeltindtastning til 1. april; derefter beslutter Henrik, om Fysiq skal betales for specialtilpasning (est. 35.000 kr, over 25.000-grænsen).
• Forebyggelse: Mette har bedt Jonas skaffe journalleverandøren's integrationskontakt på mail i november.
• → Hvis journalleverandøren er tavse → eskalér via Jonas med det samme. Hold øje med 15. dec.

Risiko 2: Behandlerne adopterer ikke systemet

• Baggrund: 5 af 14 behandlere er over 55 og bekymrede. Jf. 2019.
• Afværgeplan:
• Superbruger i hver klinik, oplært en uge før de andre: Niels (Hjørring), Nadia (Aalborg), Ole (Frederikshavn). Ole er lidt tøvende, men Susanne har peget på ham.
• Papirkalendere fjernes fysisk på go-live-dagen. Aftalt med Henrik.

Risiko 3: Susanne (Frederikshavn) trækker fødderne

• Konsekvens: Frederikshavn bliver forsinket.
• Afværgeplan: Susanne er inviteret med til opsætningsmøderne i november for ejerskab. Henrik har sagt klart til hende, at beslutningen er taget.

Øvrige kendte risici

• Hjørring-go-live går dårligt → Aalborg/Frederikshavn skubbes til 1. marts; Klinikbook slukkes 15. marts. Ingen yderligere buffer før 31. marts.
• Lone skal støtte projektet – ellers går det galt.
• Mettes kapacitet: projektet er oven i hendes job som klinikleder. (Ikke uddybet)

Beslutningslog

| Tidspunkt | Beslutning | Beslutter | Begrundelse |

|---|---|---|---|

| August 2026 | Journalsystemet skiftes ikke (KlinikJournal fortsætter) | Henrik og Mette | Besluttet før leverandørkontakt |

| August 2026 | Telefonsystemet røres ikke | Henrik og Mette | Besluttet før leverandørkontakt |

| Før/under planlægning | Gamle bookinger migreres ikke; PDF-eksport til arkiv | (ikke angivet) | (ikke dokumenteret) |

| September 2026 | Fysiq valgt frem for to andre systemer | Henrik, på Mettes anbefaling | Havde KlinikJournal-integration og var billigst |

| Oktober 2026 | Go-live i Hjørring først | (ikke angivet) | Mettes egen klinik og den mindste; tog diskussion ud af klinikledermødet |

| Oktober 2026 | Online betaling udskudt til fase 2 | (ikke angivet) | Ikke med i første omgang |

| Under planlægning | Online booking åbner først, når alle tre klinikker er live | Mette | Patienter skal ikke booke ind i et system, sekretærerne endnu ikke kan |

| Under planlægning | Go/no-go-kriterier for Hjørring og skubberegel | Mette | Se Plan & milepæle |

| Aftalt med Henrik | Papirkalendere fjernes ved go-live | Mette og Henrik | Undgå gentagelse af 2019 |

→ Scope-ændringer fra "ikke med"-listen kræver en bevidst beslutning og skal logges her.

Bemanding og tid

• Mette (projektleder): Én dag om ugen frigjort, onsdage, november 2026 – marts 2027. En vikar dækker hendes patienter.
• Lone (sekretær, uformel talsperson): ca. 2 timer om ugen på opsætning og test, plus en hel uge i januar 2027 til oplæring af de andre sekretærer.
• Preben (ekstern it): afsat til tre hele dage: dataeksport, go-live, slukning af Klinikbook. 1.200 kr/time.
• Superbrugere (behandlere): Niels (Hjørring), Nadia (Aalborg), Ole (Frederikshavn) får hver en dags ekstra oplæring.
• Jonas (Fysiq): implementeringskonsulent, er med i prisen.

Budget: 185.000 kr i alt

| Post | Beløb |

|---|---|

| Fysiq-opsætning og licens, første år | 95.000 kr |

| Preben (it) | ca. 30.000 kr |

| Vikardækning til Mette | ca. 40.000 kr |

| Buffer og oplæringsmaterialer | 20.000 kr |

• Godkendt af: Henrik.
• Opfølgning: forbrug gennemgås på det månedlige klinikledermøde.
• Driftsomkostning efter projektet: Fysiq-licens 4.200 kr/md, cirka samme som Klinikbook.
• Forbrug til dato: (ikke dokumenteret)
• Mulig ekstra udgift: specialtilpasning af KlinikJournal-integration, est. 35.000 kr, kun hvis integrationen er forsinket ud over 1. marts. Henrik beslutter. Dækkes ikke af den nuværende buffer på 20.000 kr.

→ Udgifter over 25.000 kr beslutter Henrik. Alt under beslutter Mette og melder på klinikledermødet.

Hvor ligger tingene?

Alt projektmateriale ligger i én mappe på den fælles OneDrive: "Projekter/Fysiq 2027".

Indhold:

• Kontrakten med Fysiq (PDF)
• Excel-plan med milepælene – Mette opdaterer den hver onsdag
• Liste over ydelser og priser, som Fysiq skal have sat op
• Referater fra klinikledermøderne

Mailtråde

• Mailtrådene med Jonas (Fysiq) og journalleverandøren ligger i Mettes egen Outlook. Det er ikke optimalt.
• Plan: flyttes til en delt postkasse, booking@fysionord.dk, som Lone også får adgang til. (Status på flytningen: ikke dokumenteret)

Adgange

• Fysiq testmiljø: Mette, Lone og Jonas. Behandlerne får først adgang ved oplæringen.
• Klinikbook-serveren: kun Preben og Henrik.

Hvis en ny kollega overtager projektet

1. Start i Excel-planen.

2. Læs derefter det seneste klinikledermødereferat.

Værktøjsvalg

• Der bruges ingen projektstyringsværktøj ud over Excel. Det er bevidst: projektet er for lille til Trello o.l. → Foreslå ikke nye værktøjer uden en bevidst beslutning.

Status pr. 6. november 2026

Gennemført

• Kontrakt med Fysiq er underskrevet (oktober 2026).
• Første opsætningsmøde med Jonas er holdt (sidste uge).
• Stamdata for Hjørring er lagt ind i Fysiq-testmiljøet.

Mangler / i gang

• Stamdata for Aalborg og Frederikshavn mangler. Susanne har ikke sendt sin ydelsesliste. → Mette rykker hende fredag 13. november.
• Mail til journalleverandøren om integrationen sendt 3. november, intet svar endnu. → Mette følger op om en uge (ca. 10. november). Hvis stadig tavst → eskalér via Jonas (jf. risiko 1).
• Delt postkasse booking@fysionord.dk er bestilt hos Preben, men ikke oprettet. Mailtrådene ligger stadig i Mettes Outlook.
• Oplæringsplan for januar er ikke lavet. → Mette laver den sammen med Lone i uge 47.

Åbne tråde (overblik)

| Tråd | Ansvarlig | Næste skridt |

|---|---|---|

| Susannes ydelsesliste | Mette | Rykke fredag |

| Svar fra journalleverandøren | Mette (via Jonas) | Opfølgning om en uge |

| Delt postkasse | Preben | Oprettes |

| Oplæringsplan januar | Mette + Lone | Uge 47 |

Næste statusmøde

Klinikledermødet tirsdag 2. december 2026.

Læringer indtil nu

• Susanne burde have været med i leverandørvalget i september. Hun blev ikke taget med, og det er en medvirkende årsag til hendes skepsis nu. → Inddrag skeptiske nøglepersoner tidligt i beslutninger, de skal bære bagefter.
• Det var rigtigt at vælge Hjørring først. Det tog en masse diskussion ud af klinikledermødet.
• Fra 2019 (stadig gældende): behandlernes adoption skal styres aktivt.