Indkøbsansvarlig, Brdr. Holm Maskinfabrik

Hvad overdrages

• Birgit er indkøbsansvarlig hos Brdr. Holm Maskinfabrik, Horsens (85 ansatte; stålkomponenter til vindmølleindustrien og landbrugsmaskiner). Hun har haft rollen i 19 år.
• Ansvar: alt indkøb af stål, komponenter, værktøj og forbrugsvarer – ca. 40 mio. kr. om året.
• De fleste leverandøraftaler findes i Birgits hoved og i en Excel-fil, som kun hun forstår (forklaring af filen: ikke dokumenteret endnu).
• Manualen er bestilt af direktør Jan.

Tidslinje

• Birgits sidste dag: 31. januar 2027 (pension).
• Efterfølger: Simon, 31 år, tidligere indkøber hos en større virksomhed i Vejle. Starter 1. december 2026 – ca. to måneders overlap.

Hvad går galt først / koster mest (prioriteret)

1. Stålkaldet til Stålgrossen (akut, ugentligt). Plader og profiler leveres tirsdag og torsdag på rammeaftale. Afkald skal sendes senest fredag ugen før. Birgit sender det hver fredag kl. 10 ud fra produktionsplanen, som Carsten (planlægning) sender torsdag eftermiddag. Hvis afkaldet udebliver, står produktionen stille tirsdagen efter: ca. 80.000 kr. pr. dag i tabt produktion.

2. Specialbolte til Nordvind-leverancen i februar. Tre store ordrer afhænger af specialbolte fra Bulloneria Vitale (Italien). Bestillingen skal bekræftes senest 15. december, ellers er leveringstiden 14 uger i stedet for 6.

3. Personlige prisaftaler med de fem store leverandører (dyrest på sigt). Aftalerne er lavet gennem mange år og står ikke i kontrakterne. Hvis ingen kender dem, betaler Brdr. Holm listepris: let ca. 2 mio. kr. om året. (Hvilke fem og hvad der er aftalt: ikke dokumenteret endnu.)

1. Bulloneria Vitale – specialbolte til Nordvind-leverancen (februar)

• Hvad: 12.000 stk. M24-bolte, klasse 10.9, med specialbelægning til tre store Nordvind-ordrer. Ordrenummer 26-1187, lagt 28. oktober 2026.
• Status: Afgivet, men mangler ordrebekræftelse fra Vitale. De sender normalt bekræftelse efter 2-3 uger.
• Hvorfor det haster: Bekræftes bestillingen ikke senest 15. december 2026, er leveringstiden 14 uger i stedet for 6.
• ÉT næste skridt: Hvis ordrebekræftelsen ikke er kommet 1. december 2026 → ring direkte til Luca (ejeren), ikke til Vitales ordrekontor. Han taler engelsk. Simon og Birgit ringer sammen til Luca på Teams i uge 50 (introduce in person), men 1. december-tjekket skal ske før.
• Hvem ved det ellers: Ingen. Det står kun i Birgits Excel og i hendes mail. (Simon skal have ordren og mailen videresendt fra start.)

2. Udbud på ny CNC-maskine

• Status: Tre tilbud er indhentet. De ligger i mappen Udbud 2026 på fællesdrevet.
• Beslutning: Jan træffer den i januar 2027.
• Næste skridt: (ikke dokumenteret endnu; foreslået: Simon samler tilbuddene på én side til Jan inden januar, da Jan vil have det på én side)
• Hvem ved det ellers: Jan; tilbuddene ligger på fællesdrevet.

3. Skærtek-kontrakten udløber 31. marts 2027

• Status: Forhandlingen skal startes i februar 2027. Det bliver Simons første store opgave alene (Birgit er da gået på pension).
• Næste skridt: Simon starter forhandlingen i februar 2027. Forbered inden Birgits sidste dag (31. januar), så hun kan kigge med. (Konkret oplæg: ikke dokumenteret endnu.)
• Kontakt: Peter Krogh, Skærtek. Husk demo-værktøjsaftalen (se Mennesker & relationer) som en del af forhandlingen.

4. Reklamation hos Hydro-Komponent – svigtet ventil

• Sagsnummer: HD-4471. Ventilen svigtede i september 2026. Beløb: 38.000 kr.
• Status: Venter på svar fra Hydro-Komponent.
• Næste skridt: Rykk Hydro-Komponent hver fredag (Birgit gør det i dag). Fra Simon overtager: Simon rykker hver fredag, til der er svar.
• Hvem ved det ellers: Ingen nævnt.

Faste datoer (opsummering)

• 1. dec 2026: tjek Vitale-bekræftelse → ring til Luca hvis den mangler.
• 10. dec 2026: Mogens (Stålgrossen) på besøg.
• Uge 50: Teams-opkald til Luca.
• 15. dec 2026: Vitale-frist.
• Januar 2027: Jan beslutter CNC-maskine.
• Februar 2027: Skærtek-forhandling starter.
• 31. mar 2027: Skærtek-kontrakt udløber.

Opdatering: Vitale-sagen (26-1187) – eskalering

• Birgit lægger ordren og mailtråden i Indkøb/Åbne ordrer i næste uge, så Simon kan finde dem.
• Hvis Luca ikke svarer 1. december → ring til Francesca (eksportchef hos Vitale; nummer i Birgits Outlook-kontakt).
• Hvis der stadig intet sker 8. december → Jan ringer til Luca (de har mødt hinanden).
• Plan C: bestil standardbolte hos Fixbolt og få dem belagt hos Fjordgalvano i Vejle. Koster ca. 40 % mere, men holder leveringen.

De fem store leverandører og de uskrevne aftaler

Aftalerne nedenfor står ikke i kontrakterne. Uden dem betaler Brdr. Holm listepris (ca. 2 mio. kr./år).

Stålgrossen (stål) – vigtigste leverandør

• Kontaktperson: Mogens (sælger). Han går selv på pension om ca. to år.
• Kontrakt: listepris minus 8 %. Reelt: minus 14 %.
• Baggrund: i 2015 holdt Brdr. Holm fast i Stålgrossen under leveringsproblemer, mens alle andre skiftede.
• Rabatten er ikke skrevet ned noget sted. Mogens taster den manuelt på hver ordre.
• → Simon skal have de 14 % skrevet ind i den næste kontrakt i 2027, ellers forsvinder aftalen.
• Præsentation: (introduce in person). Mogens kommer forbi fabrikken 10. december 2026 (allerede aftalt). Birgit præsenterer Simon.

Bulloneria Vitale (specialbolte, Italien)

• Kontaktperson: Luca, ejeren. Birgit mødte ham på en messe i Hannover i 2012, og han stoler på Brdr. Holm.
• Aftale: 30 dages netto i stedet for forudbetaling, som er deres standard.
• → Ring direkte til Luca, ikke til Vitales ordrekontor. Han taler engelsk.
• Præsentation: (introduce in person). Birgit og Simon ringer sammen til Luca på Teams i uge 50.

Skærtek (skærende værktøj)

• Kontaktperson: Peter Krogh.
• Aftale: gratis demo-værktøj til test, hvis Brdr. Holm melder tilbage med data. Peter styrer det.
• → Hvis vi får demo-værktøj → send testdata tilbage til Peter.
• Præsentation: mail er nok. Birgit mailer Peter med Simon i kopi, og Simon overtager kontakten derfra.

Fixbolt (forbrugsvarer)

• Kontakt: vores konsulent hos Fixbolt (navn ikke dokumenteret endnu).
• Aftale: kvartalsbonus på 3 %, som skal kræves aktivt.
• → Første uge i hvert kvartal: send mail til konsulenten og kræv bonussen.
• Præsentation: mail er nok.

Hydro-Komponent (hydraulikkomponenter)

• Ingen særaftale på pris. I praksis akut levering inden for 24 timer.
• → Ved akut behov: ring direkte til Hydro-Komponents lager i Kolding. Bestil ikke online.
• Præsentation: mail er nok.

Interne

• Carsten (planlægning): sender produktionsplanen torsdag eftermiddag, grundlag for ugens stålkald. Simon skal kende ham. De to mødes hver torsdag, indført fra uge 49. (introduce in person)
• Lis (bogholderi): godkender alle fakturaer over 50.000 kr. → Skriv ordrenummeret i emnefeltet, ellers bliver fakturaen liggende.
• Ib (lagermand): ved, hvad der reelt ligger på hylderne. Excel passer ikke altid. → Spørg Ib, før du bestiller. (introduce in person)
• Jan (direktør): har bedbt om manualen. Skal kun inddrages ved indkøb over 500.000 kr eller ved nye leverandører. → Giv ham det på én side, ikke en mail med ti bilag.

Systemer

• Microsoft Dynamics NAV – indkøbsordrer. Alt, hvad der bestilles, skal stå i NAV. Birgit har somme tider bestilt pr. telefon først og tastet bagefter. → Tjek derfor, at telefonbestillinger også er tastet ind.
• Excel: Leverandører og priser.xlsx – hver leverandørs reelle rabat, kontaktperson og leveringstid. Ligger i dag på Birgits personlige drev. → Birgit flytter den til mappen Indkøb på fællesdrevet. (Dato ikke aftalt; forklaring af filens opbygning: ikke dokumenteret endnu.)
• Outlook-kontakter – Francesca (eksportchef hos Vitale) har sit nummer i Birgits Outlook-kontakt. (Skal overføres til Simon.)

Adgange (hvordan de overdrages – ingen koder her)

• NAV-login: Simon får det af it.
• Stålgrossens portal: fælles login, ligger i adgangskodehåndteringen, som Lis (bogholderi) styrer.
• Fixbolt webshop: firmalogin i adgangskodehåndteringen (Lis).
• Vitale og Skærtek: ingen portal, kontakt sker pr. mail.
• Hydro-Komponent: bestilling via telefon til lageret i Kolding (ikke online).

Hvor ligger filerne

• Åbne ordrer: mappen Indkøb/Åbne ordrer på fællesdrevet. Birgit lægger Vitale-ordren 26-1187 og mailtråden der i næste uge. Regel fremover: alle åbne ordrer over 100.000 kr ligger i mappen.
• Kontrakter: fysisk i det grå arkivskab på Birgits kontor, nederste skuffe, og scannet i Indkøb/Kontrakter. Scanninger mangler for Hydro-Komponent og Fixbolt. (Næste skridt: scan dem; ansvarlig/dato ikke aftalt.)
• CNC-udbud: mappen Udbud 2026 på fællesdrevet.
• Birgits mail: indeholder tråde, som kun hun har (fx Vitale-bekræftelsen). (Videresendelse til Simon: skal aftales.)

Ugentligt: stålkald til Stålgrossen

• Torsdag eftermiddag: Carsten (planlægning) sender produktionsplanen til Birgit.
• Fredag kl. 10: Birgit kalder af på rammeaftalen hos Stålgrossen ud fra planen. Deadline er senest fredag ugen før levering.
• Levering: tirsdag og torsdag (plader og profiler).
• Hvis afkaldet ikke sendes → produktionen står stille tirsdagen efter (ca. 80.000 kr./dag).
• Hvis Carsten ikke har sendt planen torsdag → (ikke dokumenteret endnu; spørg Birgit)

Kvartalsvis: Fixbolt-bonus

• Første uge i hvert kvartal: send mail til Fixbolt-konsulenten og kræv kvartalsbonussen på 3 %. Fixbolt sender den ikke selv. Hvis mailen udebliver, mister vi bonussen.

Årligt/2027: Stålgrossen-kontrakten

• Ved fornyelse i 2027 skal rabatten på 14 % (ikke kontraktens 8 %) skrives ind. Se Mennesker & relationer.

Ugentligt: møde Simon–Carsten

• Hver torsdag mødes Simon og Carsten (planlægning) om produktionsplanen. Indføres fra uge 49, så planen er klar til fredagens stålkald.

Datoer i overdragelsen

• 10. dec 2026: Mogens (Stålgrossen) besøger fabrikken.
• Uge 50: Teams-opkald til Luca (Vitale).
• 15. dec 2026: Vitale-bestillingen skal bekræftes.

Grundregel: leveringssikkerhed eller pris?

• Alt, der kan stoppe produktionen → leveringssikkerhed før pris.
• Forbrugsvarer → pris før alt andet.

Eksempel (september 2026)

En ny polsk stålleverandør tilbød 11 % under Stålgrossen. Birgit sagde nej: Brdr. Holm har brug for levering to gange om ugen med to dages varsel, og det kan kun Stålgrossen (lager i Vejle). Den billige pris er ligegyldig, hvis produktionen står stille én gang om året (ca. 80.000 kr. pr. dag).

Tommelfingerregler

• Specialbolte: bestil aldrig mindre end et års forbrug. Opsætningen hos Vitale koster det samme uanset mængde.
• Leveringstid i tilbud: tro den aldrig. Ring og spørg lageret.
• Carsten (planlægning): når han siger "cirka 20 ton", er det reelt 25 ton. Han runder altid ned.
• Jan (direktør): siger han "find lige et billigere tilbud", vil han i virkeligheden have argumentet for den dyre løsning, ikke et nyt tilbud. Giv ham det på én side.
• Lager: spørg Ib, før du bestiller (Excel passer ikke altid).

Hvis X → gør Y

• Ny, billigere leverandør til noget, der stopper produktionen → vurdér først leveringssikkerhed (frekvens, varsel, lager), ikke pris.
• Ny, billigere leverandør til forbrugsvarer → pris vejer tungest.
• Indkøb over 500.000 kr. eller ny leverandør → inddrag Jan, på én side.

Kendte faldgruber

• Stålgrossen-portalen viser lagerstatus fra i går, ikke i dag. → Er det kritisk, så ring.
• NAV tillader lukning af en ordre uden varemodtagelse. Så betaler Lis fakturaen, og varer, der aldrig kom, er betalt. Det er sket to gange (bl.a. bolte). → Luk aldrig en ordre uden registreret varemodtagelse.
• Telefonbestillinger: Birgit har nogle gange bestilt pr. telefon først og tastet i NAV bagefter. → Tjek, at alt er tastet.
• Faktura over 50.000 kr. hos Lis: ordrenummer skal stå i emnefeltet, ellers bliver den liggende.

Hvis stålkaldet er sendt forkert

• Kan rettes indtil mandag kl. 12 ved at ringe til Mogens (Stålgrossen).
• Ikke pr. mail og ikke i portalen.

Akut behov

• Hydro-Komponent: ring direkte til lageret i Kolding (levering inden for 24 timer), bestil ikke online.
• Vitale uden bekræftelse: se eskaleringstrappen under Igangværende sager (Luca/Francesca 1. dec → Jan 8. dec → plan C via Fixbolt + Fjordgalvano).

(Birgits egen første-års-fejl: ikke dokumenteret endnu.)

Hvis Birgit startede forfra – hvad hun ville gøre anderledes

• Skrive aftalerne ned fra dag ét i stedet for at have dem i hovedet. Det er hele grunden til, at denne manual findes.
• Få kontrakterne genforhandlet skriftligt, i stedet for at stole på, at sælgerne husker, hvad de har lovet (fx Stålgrossens 14 % mod kontraktens 8 %).
• Sige nej til at være den eneste, der kan lave stålkaldet. Konsekvensen har været, at Birgit ikke har holdt en hel uges ferie uden telefonen i 19 år.
• → Simon skal sørge for, at Ib eller Carsten også kan lave stålkaldet, hvis han er syg eller på ferie.

Hvad Simon reelt bliver bedømt på

1. At produktionen aldrig stopper på grund af manglende materialer. Det er det eneste, Jan husker (ca. 80.000 kr. pr. dag ved stop).

2. At han kan sige nej til produktionsfolkene, når de vil have ting i overmorgen, uden at de bliver sure på ham.

• Ingen kigger på, om han har sparet 3 %.

Om relationerne

• Mogens (Stålgrossen), Luca (Vitale) og Peter Krogh (Skærtek) er Birgits venner efter 19 år og alle "den gamle skole".
• Simon skal ikke prøve at være Birgit. Han skal finde sin egen tone.
• → Men ring til dem, send ikke bare en mail.

Princip

• December = "se mig gøre det". Januar = "gør det selv, mens jeg kigger".
• Overlap: Simon starter 1. december 2026, Birgits sidste dag er 31. januar 2027.

Uge for uge

• Uge 49: Simon sidder med, når Birgit laver stålkaldet fredag kl. 10. Simon møder Carsten torsdag (første faste torsdagsmøde, introduce in person).
• Uge 50: Mogens (Stålgrossen) besøger fabrikken 10. december (introduce in person). Teams-opkald til Luca (Vitale) sammen med Simon (introduce in person). Simon laver stålkaldet selv med Birgit ved siden af.
• Uge 51: Simon forbereder Fixbolt-bonuskravet for 4. kvartal sammen med Birgit. Kravet skal egentlig sendes første uge i januar. Simon laver stålkaldet alene, og Birgit tjekker bagefter.
• Uge 1-2 (januar): Simon kører alt selv. Birgit er på kontoret og svarer på spørgsmål.
• Uge 3-4: Simon starter Skærtek-forhandlingen med Birgit som rådgiver. Birgit rydder sit kontor.

Rytmer Simon overtager

• Fredag kl. 10: stålkald til Stålgrossen.
• Torsdag eftermiddag: produktionsplan fra Carsten.
• Første uge i hvert kvartal: Fixbolt-bonus.
• Mandag morgen: gennemgå ugens leveringer i NAV mod produktionsplanen.
• Sidste fredag i måneden: indkøbsrapport på én side til Jan.
• Hvert år i marts: gennemgå alle rammeaftaler og læg genforhandlinger i kalenderen.

(Detaljer står i Rytmer & tilbagevendende opgaver.)

Kontakt efter 31. januar 2027

• Simon må ringe til Birgit, men kun om onsdagen, og kun i tre måneder (til ca. 30. april 2027). Det er aftalt med Jan.
• (Hvad hun gerne vil kontaktes om, og telefon eller mail: ikke dokumenteret endnu.)

Åbne punkter i planen

• Dato for flytning af Excel-filen til fællesdrevet og for scanning af Hydro-Komponent- og Fixbolt-kontrakter er ikke aftalt.