Månedsafslutning i bogholderiet

Hvad er processen? Månedsafslutningen i bogholderiet hos Bakkehusene Ejendomme (ejendomsselskab i Roskilde, 38 udlejningsejendomme, 11 ansatte).

Formål:

• Afstemme alle huslejeindbetalinger
• Bogføre alle leverandørfakturaer
• Afstemme bank
• Udarbejde månedsrapport til direktør Peter og til selskabets bank (banken kræver rapporten senest den 10. i måneden)

Hvornår kører den? Hver måned fra 1. til 8. arbejdsdag.

Ejer i dag: Lisbeth (bogholder), som har kørt processen alene i otte år.

Baggrund for manualen: Lisbeth går på orlov i ca. et halvt år fra februar. Afløser er Nikolaj, som er uddannet bogholder men aldrig har kørt ejendomsregnskab.

Hvornår gælder den bevidst ikke? (not yet documented)

Konsekvens hvis den ikke køres: (not yet documented – bankens frist den 10. er den kendte hårde deadline)

Udløser: Månedsskiftet – processen starter 1. arbejdsdag hver måned.

Skal ligge klar før start:

• Lønposteringer fra den eksterne lønbogholder (løn køres den 25.) skal være i e-conomic.
• Flemming har godkendt fakturaer over 5.000 kr i e-conomic (frist 1. arbejdsdag; ofte forsinket).
• Leverandørfakturaer er indscannet i e-conomic.

(Ikke dokumenteret: hvad Lisbeth gør, hvis noget ikke er klar ved start.)

• Lisbeth (bogholder): kører hele processen; i orlovsperioden (fra februar, ca. et halvt år) overtager Nikolaj.
• Nikolaj (afløser): uddannet bogholder, men har aldrig kørt ejendomsregnskab.
• Mette (udlejningsmedarbejder): modtager restancelisten 1. arbejdsdag og rykker lejerne; finder lejere bag uidentificerede indbetalinger (konto 6890) ved at ringe rundt.
• Flemming (vicevært): godkender leverandørfakturaer over 5.000 kr i e-conomic, senest 1. arbejdsdag. Glemmer det ofte.
• Peter (direktør): gennemser og godkender månedsrapporten på 7. arbejdsdag og kommer med rettelser.
• Krogh & Partnere (revisor): modtager rapporten kvartalsvis og laver moms.
• Banken: modtager rapporten månedligt, senest den 10. (krav i låneaftalen).
• Ekstern lønbogholder: kører løn den 25. Er ikke en del af månedsafslutningen, men lønposteringerne skal ligge i e-conomic, før processen starter.

(Ikke dokumenteret: vikar for Mette, Flemming og Peter ved fravær.)

Månedsafslutningen kører fra 1. til 8. arbejdsdag. Banken skal have rapporten senest den 10. i måneden. Forudsætninger (lønposteringer i e-conomic, Flemmings godkendelser) står under "Udløser & forudsætninger".

1. arbejdsdag – Huslejeindbetalinger

1. Bogholder åbner Boligportalen Admin og kører rapporten "Huslejeindbetalinger forrige måned".

2. Bogholder sammenligner rapporten med bankkontoen i Netbank, hvor huslejerne lander via Betalingsservice.

3. Bogholder lægger alt, der ikke er betalt, på restancelisten.

4. Bogholder sender restancelisten til Mette (udlejningsmedarbejder) samme dag. Mette rykker lejerne.

5. Bogholder tjekker, at Flemming har godkendt fakturaer over 5.000 kr. Hvis ikke → gå fysisk ned til Flemming i kælderen og bliv stående, til det er gjort (ca. 20 min.). Send ikke mail.

6. Bogholder tjekker, at lønposteringerne er i e-conomic. Hvis ikke → ring til Anette hos Lønservice Sjælland.

2. arbejdsdag – Leverandørfakturaer

7. Bogholder bogfører de indscannede fakturaer i e-conomic på den rigtige ejendom og den rigtige konto (typisk 80-120 stk., tager hele dagen).

8. Bogholder tjekker i e-conomic, at Flemming har godkendt alle fakturaer over 5.000 kr. Hvis en faktura ikke er godkendt → send den tilbage til Flemming.

3.-4. arbejdsdag – Bankafstemning (først når lønposteringer er inde)

9. Bogholder afstemmer banken i e-conomic. Alle posteringer skal matche, differencen skal være nul.

10. Hvis en indbetaling mangler eller har forkert betalingsid → Bogholder finder lejeren i Boligportalen Admin: se restancelisten efter lejere, der mangler præcis beløbet, og sammenhold med navnet på bankposteringen. Bogfør manuelt på lejemålet i e-conomic og send lejeren en mail om at bruge betalingsid eller tilmelde sig Betalingsservice.

11. Hvis lejeren ikke kan findes → Bogholder lægger beløbet på mellemregningskonto 6890 og sender listen til Mette, som ringer rundt.

5. arbejdsdag – Forbrugsregnskaber

12. Bogholder bogfører a conto-indbetalinger for varme og vand på hver ejendom i e-conomic.

6. arbejdsdag – Periodisering

13. Bogholder bogfører periodisering af forsikringer og ejendomsskat som faste posteringer fra Excel-arket i Regnskab/Skabeloner.

7. arbejdsdag – Månedsrapport

14. Bogholder opdaterer Excel-rapportskabelonen (Regnskab/Skabeloner), som henter tal fra e-conomic (en side pr. ejendom plus en samlet).

15. Bogholder kontrollerer: konto 6890 er nul, og huslejesummen i rapporten matcher Boligportalens rapport på kronen. Hvis ikke → find fejlen før afsendelse. Hvis 6890 ikke er nul → skriv det i rapporten.

16. Bogholder sender rapporten til Peter (direktør) til gennemsyn.

8. arbejdsdag – Afslutning

17. Bogholder indarbejder Peters rettelser.

18. Bogholder gemmer rapporten på fællesdrevet under Regnskab/Månedsrapporter/år.

19. Bogholder sender den endelige rapport til banken, senest den 10. Hvis Peter er bortrejst → send alligevel med note om manglende direktørgodkendelse.

Fraflytning: Flytteafregning midt i afslutningen lægges til side til efter den 10., medmindre depositum skal udbetales inden da.

Kvartalsvis: Rapporten sendes også til revisor Krogh & Partnere, som laver moms. (Præcis dato/trin ikke dokumenteret.)

Systemer og filer

• e-conomic: bogføring, indscannede leverandørfakturaer, bankafstemning, kontoen 6890 (mellemregning). Månedsrapportens Excel-skabelon henter tal herfra.
• Boligportalen Admin: ejendomssystemet. Rapporten "Huslejeindbetalinger forrige måned", restancelisten og lejemål. Er nede et par gange om året. Processen kan ikke laves manuelt, så man venter.
• Netbank (Betalingsservice): huslejerne lander her. Bruges til sammenligning 1. arbejdsdag og til bankafstemning.
• Fællesdrevet (Microsoft-konto): rapporter gemmes under Regnskab/Månedsrapporter/år.
• Excel-filer i Regnskab/Skabeloner (de to vigtigste filer):
• Excel-ark med faste periodiseringsposteringer (forsikringer og ejendomsskat), bruges 6. arbejdsdag.
• Skabelon til månedsrapporten (en side pr. ejendom plus en samlet side), bruges 7. arbejdsdag.

Hvem har adgang, og hvordan får man den

| System | Har adgang i dag | Ny bruger oprettes af |

|---|---|---|

| e-conomic | Lisbeth, Peter, revisoren. Flemming har kun godkenderadgang. | Peter (eneste administrator) |

| Boligportalen Admin | Lisbeth, Mette, Peter | Mette (administrator) |

| Netbank | Lisbeth via sit personlige MitID erhverv | Peter bestiller i banken |

| Fællesdrev (Microsoft-konto) | Medarbejdere | It-supporten (lille firma i Roskilde) |

Adgang til Nikolaj før orloven (fra februar)

• e-conomic: Peter opretter Nikolaj som bruger i januar, så han kan køre januar-afslutningen sammen med Lisbeth.
• Boligportalen Admin: Mette opretter Nikolaj.
• Netbank (kritisk): Nikolaj skal have sit eget MitID erhverv, bestilt i banken af Peter. Det tager ca. to uger. Banken skal have en fuldmagt, og Peter skal huske den. Uden den kan Nikolaj ikke lave bankafstemning. Adgangen kan ikke deles med Lisbeths personlige MitID.
• Betalinger ud af huset over 50.000 kr: kræver to godkendere i Netbank, i dag Peter og Lisbeth. Nikolaj skal ind som den anden godkender.
• Fællesdrev: it-supporten giver adgang via Microsoft-kontoen.

Fjernelse af adgang

(ikke dokumenteret: hvordan adgang fjernes igen, fx når Nikolaj stopper eller Lisbeth vender tilbage)

Manuel overførsel og nedetid

• Excel-rapportskabelonen henter tal fra e-conomic.
• Periodiseringer indtastes fra Excel-arket til e-conomic.
• Boligportalen nede → vent.
• (e-conomic eller Netbank nede: ikke dokumenteret)

• Huslejerapport fra Boligportalen Admin sammenholdes med Netbank (Betalingsservice).
• Alle fakturaer over 5.000 kr skal være godkendt af Flemming i e-conomic.
• Lønposteringer skal være i e-conomic, før bankafstemningen startes.
• Bankafstemning i e-conomic: differencen skal være nul.
• Mellemregningskonto 6890 skal være nul, før rapporten sendes; ellers skrives det i rapporten.
• Huslejesum i månedsrapporten skal matche Boligportalens rapport på kronen. Hvis ikke → der er en fejl, som skal findes før afsendelse.
• Peter gennemser og godkender rapporten, før den sendes til banken (hvis han er bortrejst: send med note om manglende direktørgodkendelse).

Indbetaling uden (eller med forkert) betalingsid

Eksempel (oktober): Banken viste 7.850 kr med teksten "husleje okt" og navnet "Ahmed", uden betalingsid. Systemet kunne derfor ikke matche automatisk.

Fremgangsmåde:

1. Åbn restancelisten i Boligportalen Admin og find lejere, der mangler præcis det indbetalte beløb (i eksemplet: to lejere med 7.850 kr).

2. Sammenhold med navnet på bankposteringen (i eksemplet var kun én af de to lejere fornavnet Ahmed).

3. Bogfør indbetalingen manuelt på lejerens lejemål i e-conomic.

4. Send lejeren en mail: brug betalingsid næste gang, eller helst tilmeld dig Betalingsservice.

Hvis lejeren ikke kan identificeres → læg beløbet på mellemregningskonto 6890 og send listen til Mette, som ringer rundt for at finde lejeren.

Regel for konto 6890: Den skal være nul, før rapporten sendes. Hvis den ikke er nul → skriv det i rapporten.

Faktura over 5.000 kr uden godkendelse fra Flemming

• Flemming skal have godkendt senest 1. arbejdsdag, men glemmer det ofte.
• Gør dette: Gå fysisk ned til Flemming (han sidder i kælderen) og bliv stående, til det er gjort. Det tager ca. 20 minutter.
• Send IKKE mail – Flemming læser ikke mails. Det gælder også Nikolaj.
• Hvis en faktura stadig ikke er godkendt → send den tilbage til ham.

Lønposteringer mangler i e-conomic

• Ring til lønbogholderen Anette hos Lønservice Sjælland. Hun har som regel blot glemt at trykke "overfør".
• Start aldrig bankafstemningen, før lønposteringerne er inde – ellers passer intet.

Peter (direktør) er bortrejst på 8. arbejdsdag

• Send rapporten til banken alligevel, med en note om at den er uden direktørgodkendelse. Banken har accepteret dette.

Boligportalen Admin er nede

• Sker et par gange om året. Vent – processen kan ikke udføres manuelt.

Fraflytning og flytteafregning midt i afslutningen

• Læg flytteafregningen til side til efter den 10.
• Undtagelse: Hvis depositummet skal udbetales inden den 10. → lav afregningen straks.

Øvrige undtagelser

(ikke dokumenteret endnu: rapport ikke klar til den 10., e-conomic nede)

• Bilag: Alle bilag (leverandørfakturaer m.m.) ligger i e-conomic (indscannet og bogført heri).
• Rapporter: Månedsrapporter gemmes på fællesdrevet under Regnskab/Månedsrapporter/år.
• Opbevaring: Alt gemmes i 5 år efter bogføringsloven; Lisbeth oplyser, at e-conomic klarer dette.
• Bogføring: bilag → bogføring i e-conomic (fakturaer på ejendom og konto, indbetalinger via bankafstemning).
• Afstemninger: månedlig bankafstemning (3.-4. arbejdsdag), konto 6890 til nul, huslejesum mod Boligportalen.
• Ansvarlig: Lisbeth, i orlovsperioden Nikolaj.
• Eksterne: Revisor Krogh & Partnere får rapporten kvartalsvis og laver moms. Banken får den månedligt (krav i låneaftalen).
• (Ikke dokumenteret: backup af fællesdrevet, GDPR for lejerdata, backup af Excel-skabeloner.)

• Ejer i dag: Lisbeth. Fra februar: Nikolaj.
• Gennemgang: hver gang e-conomic laver en større opdatering, typisk i januar.
• (Ikke dokumenteret: hvornår processen sidst ændrede sig, hvordan andre får besked, hvad en nybegynder først vil misforstå.)

Overdragelse til Nikolaj – tidsplan

• Senest 5. januar: Peter skal have bestilt Nikolajs MitID erhverv til Netbank og sendt fuldmagt til banken (tager ca. 2 uger).
• Januar: Peter opretter Nikolaj i e-conomic; Mette opretter ham i Boligportalen Admin.
• 2. februar: Januar-afslutningen starter. Nikolaj kører den sammen med Lisbeth, før hun går på orlov.
• Påmindelse: Lisbeth minder Peter om bestillingen. Hun lægger den i Peters kalender, og Nikolaj får en kopi.
• Hvis Netbank-adgangen ikke er klar → Nikolaj kan ikke lave bankafstemning. Eskalér til Peter med det samme.