Ravnsø Tennisklub

Ravnsø Tennisklub er en lille klub ved Ravnsø mellem Skanderborg og Ry.

Faciliteter: fire udendørs grusbaner og et klubhus.

Formål: at folk i lokalområdet kan spille tennis uden at køre til Skanderborg, og at områdets børn har et sted at gå hen om sommeren.

Medlemmer: ca. 140, heraf ca. 90 voksne og ca. 50 børn.

• Typisk medlem: familier fra Ravnsø og Alken.
• En gruppe pensionister spiller tirsdag og torsdag formiddag og passer i praksis banerne.

Bestyrelsen i dag (ved start af manualen):

• Kasserer: Ulla, kasserer i ni år. Stopper på generalforsamlingen i marts 2027.
• Formand: Bjarne, ny fra sidste år.

Hvorfor manualen findes: kassererjobbet hænger sammen på måder, som ingen andre end Ulla kender. Manualen skal sikre, at næste kasserer kan overtage uden at ringe efter hende.

_Klubbens historie: _(ikke dokumenteret endnu)__

Bestyrelsen i dag (2026)

• Formand (Bjarne, valgt 2025): har kontakten til kommunen og tennisforbundet. Godkender regnskabet med MitID på kommunens foreningsportal (nødvendigt før tilskudsansøgning kan indsendes). Medgodkender betalinger over 10.000 kr sammen med kassereren.
• Kasserer (Ulla, 9 år, stopper på generalforsamlingen i marts 2027): opkrævning af kontingent, rykkere, markering af kontant/MobilePay i Klubmodul, regnskab, udbetaling til børnetræner og indberetning af B-indkomst, indberetning af medlemstal til forbundet (januar), tilskudsansøgninger til kommunen (uploader regnskab og medlemsliste). Se finance_grants.
• Sekretær (Lene): skriver referater, passer hjemmesiden og Facebook.
• Baneformand (Kurt): styrer pensionisternes baneholdhold og køber grus.
• Ungdomsformand (Mia): kontakt til børnetræneren og børnenes forældre.

Frivillige uden for bestyrelsen

• Pensionistgruppen (spiller tirsdag og torsdag formiddag): passer i praksis banerne og udfører banearbejdet i marts. Kontaktperson ud over Kurt: (ikke dokumenteret).
• Poul (medlem, pensioneret revisor): reviderer regnskabet i februar. Hviler på hans goodwill.

Møder

• Bestyrelsesmøde første tirsdag i måneden, marts–oktober, i klubhuset. Ingen møder om vinteren.

Opgaver ingen officielt har, men som kassereren (Ulla) gør i dag

Skal fordeles eksplicit, når hun stopper i marts 2027:

• Bestille klubtøj.
• Holde nøglelisten.
• Svare på mails til klubbens fællesadresse.

(Hvem der overtager hvad: ikke besluttet)

Risici

• Kassererjobbet hviler på Ullas viden (særligt Klubmodul, kontant/MobilePay, tilskudsregler).
• Tilskuddet på ca. 30.000 kr afhænger af formandens MitID-godkendelse (se annual_wheel).
• Revisoren er en enkelt frivillig.

Foreslået fordeling af kassererens uformelle opgaver (afgøres på bestyrelsesmøde i marts 2027)

• Fællesmail → sekretæren (Lene)
• Nøgleliste → baneformanden (Kurt)
• Klubtøj → ungdomsformanden (Mia)

Uformelt råd

Baneformanden (Kurt) har overblik over alt, hvad der sker i klubben, men fortæller ikke altid om det på bestyrelsesmøderne. Kassereren anbefaler en kaffe med ham en gang om måneden. Det hviler på hans person.

Måned for måned (kassererens vinkel)

• Januar: kassereren indberetter medlemstal til Tennisforbundet. Forsikring betales (6.000 kr).
• Februar: kontingent til Tennisforbundet betales (9.000 kr). Poul (revisor) gennemgår regnskabet før generalforsamlingen.
• Marts: generalforsamling fastsætter kontingent (næste: marts 2027). Grus, linjer og net købes hos firma i Odder (Kurt køber grus); pensionisterne udfører arbejdet.
• Første tirsdag marts–oktober: bestyrelsesmøde i klubhuset.
• April: kassereren sender kontingentopkrævning via Klubmodul.
• 1. maj: betalingsfrist; Klubmodul sender automatisk rykker. Tjek først, at kontant/MobilePay-betalinger er markeret.
• 15. maj: personlig rykkermail fra kassereren.
• Maj–september: børnetræner lønnes (B-indkomst, skal indberettes).
• 1. juni: adgang til banebooking lukkes for ikke-betalende.
• September: sletning af medlemmer, der aldrig har betalt (5-8 stk.).
• Oktober: tilskudsansøgning (aktivitetstilskud ca. 22.000 kr og lokaletilskud 8.000 kr) via kommunens foreningsportal.
• 15. oktober (intern frist): formanden har godkendt regnskabet med MitID på portalen. Sidste år var formanden på ferie i uge 43, og fristen blev næsten misset.
• 1. november: kommunens endelige frist.
• Kassereren trækker medlemslisten som Excel fra Klubmodul og uploader liste + regnskab.
• Listen må KUN indeholde aktive, betalende medlemmer under 25 år med adresse. Passive medlemmer må ikke tælles med. Kommunen tager stikprøver (en tidligere kasserer blev fanget i det).
• December: sponsoraftale med Brugsen (10.000 kr) fornyes.
• Kvartalsvis: el og vand betales.
• Hvert 3. år: baneopretning ved entreprenør (sidst 2025, næste forventeligt 2028).

(Sæsonstart/-slut, arrangementer, indkaldelse til generalforsamling: ikke dokumenteret endnu)

Arrangementer og drift (tilføjet)

• Marts: frivilligdag, hvor banerne gøres klar (ca. 25 deltagere).
• Sidste lørdag i april: standerhejsning med pølser.
• Maj-september: børnetræning tirsdag og torsdag kl. 16-18.
• Juni: sommerfest.
• August: klubmesterskab.
• Hele året: nyhedsbrev 4 gange om året (Lene). Pensionisttennis tirsdag og torsdag formiddag.

Kanaler

• Klubmodul (mail): til de aktive medlemmer. Bruges også til opkrævning, booking og betaling.
• Facebook-gruppen: ca. 210 medlemmer, inklusive tidligere medlemmer. Passes af sekretæren (Lene).
• Hjemmesiden: bruges kun til banebooking og tilmelding. Passes af sekretæren.
• Nyhedsbrev: 4 gange om året, skrives af sekretæren. (Hvilke måneder: ikke dokumenteret)

Klubbens fællesmail

Kassereren (Ulla) svarer i dag på den. Det tager ca. 10 minutter om ugen. Der kommer tre slags mails:

• Indmeldelse og spørgsmål om kontingent → kassereren svarer selv med et link til Klubmodul.
• Spørgsmål om baner og nøgler → sendes videre til baneformanden (Kurt).
• Tilbud fra firmaer → slettes.
• Børn der vil starte midt i sæsonen → svaret er "ja, prøv to gange gratis", og mailen sendes videre til ungdomsformanden (Mia). Eksempel: en mor med en datter på 7 år.

Opgaven er ikke formelt fordelt. Den skal have en ny ejer, når Ulla stopper i marts 2027.

Nyt medlem

1. Medlemmet melder sig ind via Klubmodul (eller skriver til fællesmailen og får et link).

2. Klubmodul sender en velkomstmail. Teksten er skrevet af Ulla.

3. Baneformanden (Kurt) udleverer en nøglebrik til klubhuset mod 100 kr i depositum.

4. Børn: ungdomsformanden (Mia) tager kontakten.

Udmeldelse og restance

Se finance_grants. Kort fortalt: rykkere 1. maj og 15. maj, spærring af booking 1. juni, sletning i september. Genindmeldelse koster 200 kr.

Ikke dokumenteret

(Tone over for medlemmerne, håndtering af utilfredse medlemmer, de spørgsmål der går igen ud over kontingent)

Kontingent

Satser (2026, fastsættes hvert år på generalforsamlingen i marts):

• Voksen: 900 kr
• Barn: 450 kr
• Familie: 1.800 kr
• Passivt medlem: 150 kr (ca. 12 passive; støtter klubben, spiller ikke)
• Indmeldelsesgebyr ved genindmeldelse efter sletning: 200 kr

Indtægt: ca. 115.000 kr i kontingent om året.

Sådan opkræves kontingent (kassererens opgave)

1. Marts: generalforsamlingen fastsætter satserne.

2. April: kassereren sender opkrævning via Klubmodul (mail med betalingslink). De fleste betaler med kort inden 1. maj.

3. 1. maj: Klubmodul sender automatisk rykker til ikke-betalende.

4. 15. maj: kassereren sender personlig mail til dem, der stadig ikke har betalt. Det hjælper, for de fleste har bare glemt det.

5. 1. juni: kassereren lukker de ikke-betalendes adgang til banebooking. De fleste henvender sig selv bagefter.

6. September: kassereren sletter dem, der stadig ikke har betalt (typisk 5-8 om året). Genindmeldelse koster 200 kr.

Kontant og MobilePay (her glipper det for en ny kasserer)

Pensionisterne betaler ofte kontant eller med MobilePay til klubbens nummer. Det registreres ikke automatisk i Klubmodul.

• Hvis betaling kommer kontant/MobilePay → kassereren markerer selv medlemmet som betalt i Klubmodul.
• Gøres det ikke, får medlemmet rykkere og kan blive spærret 1. juni, selvom de har betalt.
• Tip: afstem MobilePay og kontanter mod Klubmodul inden 1. maj og igen inden 15. maj.

Største udgifter (cirka-beløb pr. år)

• Banevedligehold (grus, linjer, net): ca. 25.000 kr. Købes i marts hos et firma i Odder. Pensionisterne udfører arbejdet.
• Baneopretning ved entreprenør: ca. 40.000 kr hvert 3. år. Sidst i 2025 → næste gang forventeligt 2028.
• Børnetræner: 18.000 kr/år. Ung gymnasieelev. Udbetales maj-september som B-indkomst og skal indberettes (det blev glemt af en tidligere kasserer).
• El og vand til klubhus: ca. 12.000 kr, betales kvartalsvis.
• Forsikring: 6.000 kr, januar.
• Tennisforbundet: 9.000 kr, februar. Beregnes pr. medlem → medlemstal skal indberettes i januar.

Tilskud og sponsorer

• Kommunalt aktivitetstilskud: ca. 22.000 kr (medlemmer under 25 år). Søges oktober via kommunens foreningsportal. Kræver opdateret medlemsliste og afleveret regnskab.
• Lokaletilskud til klubhus: 8.000 kr. Søges samme sted og tid (oktober).
• Sponsoraftale med den lokale Brugs: 10.000 kr/år for skilte på hegnet. Fornyes i december.
• (Fonde, afslag på tidligere ansøgninger: ikke dokumenteret endnu)

Regnskab, revision og godkendelser

• Regnskabet føres i et simpelt regnskabsprogram (navn ikke dokumenteret).
• Revisor er Poul, medlem og pensioneret revisor. Gennemgår regnskabet i februar før generalforsamlingen. Afhænger af én frivillig persons goodwill.
• Betalinger over 10.000 kr skal godkendes af to: kassereren og formanden.
• Kassebeholdning ca. 90.000 kr. Bestyrelsen har besluttet, at den ikke må komme under 40.000 kr.
• (Udlæg/refusion og hvad den enkelte må købe uden at spørge: ikke dokumenteret endnu)

Tilskudsprocedure til kommunen (præcisering)

• Kassereren trækker medlemsliste fra Klubmodul (Excel) og uploader liste + regnskab på foreningsportalen.
• Formanden skal først have godkendt regnskabet med MitID, ellers kan det ikke indsendes. Intern frist 15. oktober, kommunens frist 1. november.
• Hvis medlemslisten laves → kun aktive, betalende medlemmer under 25 med adresse; ingen passive.

Fast drift

• Børnetræning: tirsdag og torsdag kl. 16-18, maj-september. Træner er en ung gymnasieelev. Ungdomsformanden (Mia) har kontakten.
• Pensionisttennis: tirsdag og torsdag formiddag. Pensionisterne passer i praksis banerne. Baneformanden (Kurt) styrer holdet.

Faste arrangementer

• Marts: frivilligdag, hvor banerne gøres klar. Der kommer typisk ca. 25.
• Sidste lørdag i april: standerhejsning med pølser.
• Juni: sommerfest.
• August: klubmesterskab.

Ikke dokumenteret endnu

(Hvem der står for hvert arrangement, tjekliste, indkøb, hvad der bliver glemt, hvordan frivillige hverves)

Systemer

• Klubmodul: medlemmer, banebooking, betaling og udsendelse af mails. Kontoen tilhører klubben.
• Regnskabsprogram: (navn ikke dokumenteret). Bruges af kassereren.
• Bank: klubbens konto i den lokale sparekasse (klubbens CVR-nummer). To skal godkende betalinger over 10.000 kr (kassereren og formanden).
• MobilePay: klubbens erhvervskonto.
• Kommunens foreningsportal: formanden godkender regnskabet med MitID, kassereren uploader.
• Facebook-gruppe og hjemmeside: passes af sekretæren (Lene).
• Google-konto "ravnsoetennis": kalender, dokumenter og klubbens fællesmail. Tilhører klubben.

Adgangskoder skrives aldrig i manualen.

Hvem har adgang i dag, og hvad skal ændres (status 2026)

• Klubmodul: kassereren (Ulla) er eneste administrator. Formanden (Bjarne) gøres til administrator nu, så der altid er to.
• Google-konto: tilhører klubben, men to-faktor er knyttet til kassererens mobilnummer. Skal flyttes til formandens.
• Fællesmail: adresse på Google-kontoen, følger med kontoen.
• MobilePay erhverv: administrator er kassereren. Skal flyttes.
• Bank: fuldmagt ligger hos kassereren og formanden. Ny kasserer får fuldmagt via bankens erhvervsportal. Det tager ca. 2 uger og kræver referat fra generalforsamlingen, hvor den nye kasserer er valgt. Kan derfor tidligst ske i marts 2027.

Plan for kassererskiftet

• Kassereren laver inden januar 2027 et delt dokument med alle systemer og hvem der er administrator (uden koder).
• I januar 2027 flyttes alt, der kan flyttes, til formanden (Klubmodul, Google to-faktor, MobilePay).
• Kun bankfuldmagten venter til efter generalforsamlingen i marts 2027.
• Ved alle kommende bestyrelsesskift: tjek listen, og sørg for at mindst to har administratoradgang.

Aktiver

• Klubhus: ejes af klubben.
• Grund: lejes af kommunen for 1 kr/år på en 30-årig aftale fra 2010 (løber til ca. 2040).
• Fire grusbaner.
• Traktor til banerne (2008), boldmaskine og kaffemaskine. Ingen er forsikret særskilt.
• Nøglebrikker og nøgleliste: kassereren har i dag listen, baneformanden (Kurt) udleverer brikker mod 100 kr i depositum. Skal fordeles.
• Forsikring: 6.000 kr i januar. (Dækning ikke dokumenteret)

Formelt

• Vedtægterne er fra 1987, senest ændret 2019. De ligger på hjemmesiden.
• Generalforsamlingen i marts fastsætter kontingent.
• Bestyrelsen har besluttet, at kassebeholdningen ikke må komme under 40.000 kr.
• Betalinger over 10.000 kr skal godkendes af to (kasserer og formand).
• (Hvilke paragraffer der er i spil i hverdagen, og hvad der kræver generalforsamling: ikke dokumenteret)

Uskrevne regler

• Pensionisterne har hævd på banerne tirsdag og torsdag formiddag. Man booker ikke oven i dem, selvom Klubmodul tillader det.
• Børnetræning har forrang på bane 3 og 4.
• Man fejer banen efter sig, altid.
• Den, der kommer sidst, låser klubhuset.
• Man siger ikke nej til baneformanden (Kurt), når han beder om hjælp på frivilligdagen i marts.

Kommunens regler (tilskud)

• Medlemslisten må kun indeholde aktive, betalende medlemmer under 25 med adresse. Passive tæller ikke. Kommunen tager stikprøver.

Kassererskiftet, marts 2027

• Januar 2027: administratorrettigheder flyttes til formanden (Klubmodul, Google-kontoens to-faktor, MobilePay erhverv). Den afgående kasserer laver samtidig et delt dokument med alle systemer og hvem der er administrator (uden koder). Se systems_access_assets.
• Marts 2027, bestyrelsesmøde før generalforsamlingen: fordeling af de tre uformelle opgaver besluttes (se nedenfor).
• Marts 2027, generalforsamling: ny kasserer vælges. Referatet skal bruges til bankfuldmagten (ca. 2 ugers sagsbehandling via bankens erhvervsportal). Kun bankfuldmagten kan ikke flyttes før efter generalforsamlingen.
• April 2027: den afgående kasserer (Ulla) holder en overdragelsesdag, hvor hun og den nye kasserer kører kontingentopkrævningen i Klubmodul sammen.
• Oktober 2027: den afgående kasserer står til rådighed på telefon under tilskudsansøgningen til kommunen. Intern frist 15. oktober for formandens MitID-godkendelse af regnskabet; kommunens frist 1. november.

Opgaver, der skal fordeles, når kassereren stopper

Ikke formelt besluttet. Forslag fra afgående kasserer, som skal vedtages på bestyrelsesmødet i marts 2027:

• Fællesmailen (ca. 10 min/uge) → sekretæren (Lene), som allerede har hjemmesiden.
• Nøglelisten → baneformanden (Kurt), som udleverer nøglebrikkerne.
• Klubtøj → ungdomsformanden (Mia), da det mest er børnene, der køber.

Det skal den nye kasserer vide først

• Kontant- og MobilePay-betalinger skal markeres manuelt i Klubmodul, ellers kommer rykkere og spærring.
• Børnetrænerens løn skal indberettes som B-indkomst.
• Medlemstal indberettes til forbundet i januar.
• Tilskudslisten må kun indeholde aktive, betalende medlemmer under 25 med adresse.
• Se annual_wheel og finance_grants.

Den afgående kassereres tre råd til efterfølgeren

1. Gør alt i Klubmodul med det samme, også kontante betalinger. Ellers mister du overblikket i juni.

2. Hold dig til datoerne i årshjulet, især 15. oktober (formandens godkendelse af regnskab) og 1. november (tilskudsfrist). Der står ca. 30.000 kr på spil.

3. Drik kaffe med baneformanden (Kurt) en gang om måneden. Han ved alt, hvad der sker i klubben, og han siger det ikke på bestyrelsesmøderne.

Nøglekontakter

• Formanden (Bjarne): kommune og tennisforbund.
• Poul (medlem, pensioneret revisor): reviderer i februar.
• Baneformanden (Kurt): baner, pensionister, grus, nøglebrikker.
• Brugsen: sponsoraftale fornyes i december.

Åbne punkter

• Navn på regnskabsprogram, forsikringens dækning og klubbens historie er ikke dokumenteret.
• (Hvor referater og aftaler ligger ud over Google-kontoen: ikke dokumenteret)